Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

TELOS Steuern & Recht GmbH
Opernplatz 14, 60313 Frankfurt am Main, Deutschland

E-Mail: [email protected]
Weitere Angaben finden Sie in unserem Impressum.

2. Datenschutzbeauftragter

Wir sind derzeit nicht verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an die verantwortliche Stelle (siehe Abschnitt 1).

3. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO) über Ihre von uns verarbeiteten Daten
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO) unrichtiger Daten
• Löschung (Art. 17 DSGVO) / „Recht auf Vergessenwerden“
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen (Art. 21 DSGVO), insbesondere gegen Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO
• Widerruf von Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) mit Wirkung für die Zukunft
• Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO) - siehe Abschnitt 17

4. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

4.1 Sicherheit der Datenübertragung

Diese Website nutzt eine SSL-/TLS-Verschlüsselung. Eine vollständig lückenlose Sicherheit der Datenübertragung im Internet ist dennoch nicht möglich.

4.2 Empfänger / Auftragsverarbeiter

Wir setzen Dienstleister als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) ein, die Daten ausschließlich nach unserer Weisung verarbeiten (z. B. Hosting, E-Mail, IT-Sicherheit). Details finden Sie in den jeweiligen Abschnitten.

4.3 Speicherdauer (allgemein)

Sofern in dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt ist, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Danach werden die Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. handels- oder steuerrechtliche) entgegenstehen.

5. Hosting und Server-Logfiles

Die zugehörigen Daten werden auf einem Server gespeichert, der von unserem IT-Dienstleister in unserem Auftrag betrieben wird:

Kegler IT Service GmbH
Neustr. 36, 56457 Westerburg, Deutschland
Der Server wird in Deutschland betrieben; der Dienstleister ist DATEV-zertifiziert und -autorisiert.

Beim Aufruf der Website werden technisch notwendige Informationen in sogenannten Server-Logfiles verarbeitet. Dazu gehören typischerweise:

• IP-Adresse (ggf. in gekürzter Form, abhängig von der Systemkonfiguration)
• Datum und Uhrzeit der Anfrage
• Aufgerufene Seite/Datei sowie übertragene Datenmenge
• Meldung über erfolgreichen Abruf (HTTP-Status)
• Browsertyp/-version, Betriebssystem, Gerätetyp
• Referrer-URL (die zuvor besuchte Seite)

6. Cookies und ähnliche Technologien

6.1 Einwilligungsverwaltung (Consent-Tool)

Wir setzen ein eigenes, lokal ausgeliefertes Consent-Tool ein, um Ihre Einwilligung für optionale Cookies einzuholen und zu verwalten. Beim ersten Besuch können Sie zwischen „Alle akzeptieren“, „Nur notwendige“ und „Einstellungen“ wählen; das Ablehnen ist ebenso einfach möglich wie das Zustimmen. Optionale Skripte (Kategorien Statistik und Marketing) werden erst nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung geladen. Ihre Auswahl speichern wir in einem Cookie (telos_consent) und fragen sie erst nach Ablauf oder bei einer Änderung des Tools erneut ab. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft ändern oder widerrufen - über den stets sichtbaren Widerruf-Button („Cookie-Einstellungen“, unten links auf jeder Seite) sowie über den gleichnamigen Link im Seitenfuß. Im sich öffnenden Dialog steht dafür die Schaltfläche „Einwilligung widerrufen“ bereit. Der Widerruf ist damit ebenso einfach wie die Erteilung der Einwilligung.

Stand heute setzen wir keine Analyse- oder Marketing-Cookies aktiv ein; die Kategorien sind vorbereitet und bleiben ohne Ihre Einwilligung inaktiv. Sollten künftig entsprechende Dienste hinzukommen, werden sie hier gesondert benannt und ausschließlich nach Einwilligung geladen.

6.2 Technisch notwendige Cookies

Folgende technisch notwendigen Cookies sind für Betrieb und Sicherheit erforderlich und bedürfen keiner Einwilligung:

• session - hält Ihre Anmeldung im Mandantenbereich (TELOS Fachwissen) aufrecht. Nur gesetzt, wenn Sie eingeloggt sind. Laufzeit bis zu 30 Tage; HttpOnly, Secure, SameSite=Lax.
• telos_consent - speichert Ihre Cookie-Auswahl, damit der Banner nicht bei jedem Besuch erscheint. Laufzeit rund 180 Tage.

6.3 Cookie-Einstellungen ändern

Sie ändern Ihre Auswahl jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Seitenfuß. Zusätzlich können Sie Ihren Browser so einstellen, dass Cookies nur im Einzelfall erlaubt oder generell abgelehnt werden; die Deaktivierung notwendiger Cookies kann die Funktionalität der Website einschränken.

7. Schriftarten

Die auf dieser Website verwendeten Schriftarten werden lokal von unserem Server ausgeliefert (Einbindung per @font-face). Beim Laden der Schriften wird keine Verbindung zu Servern Dritter (etwa Google Fonts) hergestellt; es werden dabei keine personenbezogenen Daten an externe Font-Anbieter übermittelt.

8. Kontaktaufnahme (E-Mail)

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Inhalt der Anfrage) zur Bearbeitung Ihres Anliegens und ggf. zur Anbahnung eines Mandats.

Pflicht zur Bereitstellung

Die Bereitstellung Ihrer Daten ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Ohne bestimmte Kontaktdaten können wir Ihre Anfrage ggf. nicht beantworten.

9. Kontaktformular

Wenn Sie unser Kontaktformular nutzen, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Daten, insbesondere Name, E-Mail-Adresse sowie Nachricht und Übermittlungsmetadaten.

10. Datenverarbeitung im Rahmen der Mandatsbetreuung

Im Rahmen eines Steuer- oder Rechtsberatungsmandats verarbeiten wir die zur Auftragserfüllung erforderlichen personenbezogenen Daten (z. B. Stamm-, Kontakt- und Vertragsdaten, steuerlich relevante Unterlagen, Buchhaltungs- und Belegdaten). Als Steuerberater und Rechtsanwälte unterliegen wir einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht.

Zur Bearbeitung setzen wir – soweit erforderlich – sorgfältig ausgewählte Auftragsverarbeiter ein, mit denen jeweils ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO besteht:

• DATEV eG, Paumgartnerstraße 6–14, 90429 Nürnberg - Software und Rechenzentrumsleistungen für Buchführung, Steuererklärungen und Kanzleiverwaltung.
• milia GmbH (milia.io), Schanzenstr. 39C, 51063 Köln - Plattform zur digitalen Zusammenarbeit mit Mandanten (z. B. Onboarding und Belegaustausch).
• Kegler IT Service GmbH - Betrieb und Wartung des Kanzlei-Servers, auf dem die vorgenannten Daten gespeichert werden (DATEV-zertifiziert und -autorisiert; siehe Abschnitt 5).

11. Steuerrechner

Unser Steuerrechner berechnet eine unverbindliche Schätzung ausschließlich lokal in Ihrem Browser. Die von Ihnen eingegebenen Werte werden dabei nicht automatisch an uns übermittelt.

Erst wenn Sie ausdrücklich einwilligen und die Funktion „Zahlen prüfen lassen“ nutzen, werden die von Ihnen eingegebenen Werte über Ihr eigenes E-Mail-Programm an uns übertragen, damit wir sie persönlich einordnen können. Diese Einwilligung ist freiwillig und jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar.

12. E-Mail- und Kollaborationsdienste

Für E-Mail-Kommunikation (Outlook) und interne Zusammenarbeit nutzen wir Microsoft 365.

Anbieter: Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland (ggf. verbundene Unternehmen, u. a. Microsoft Corporation, USA).

Je nach Nutzung werden insbesondere Kommunikationsinhalte (E-Mails), Kontakt-/Stammdaten, Metadaten sowie Sicherheits-/Protokolldaten verarbeitet.

13. Online-Meetings

Sofern wir mit Ihnen Online-Meetings durchführen, nutzen wir Microsoft Teams (Microsoft Ireland Operations Limited, Dublin; ggf. Microsoft Corporation, USA). Dabei können verarbeitet werden:

• Teilnehmerdaten (Name, E-Mail)
• Meeting-Metadaten (Dauer, Zeitpunkt, Teilnehmerzahl)
• Technische Daten (IP-Adresse, Geräte-/Client-Informationen)
• Inhalte (Audio/Video/Chat/Dateien), soweit von Ihnen bereitgestellt
• Optional: Aufzeichnungen, nur falls ausdrücklich vereinbart und angekündigt

14. Datenübermittlung in Drittländer

Einige von uns eingesetzte Dienstleister können – abhängig von Konfiguration, Supportfällen oder Konzernstrukturen – Daten in Drittländern (insbesondere USA) verarbeiten. Dabei kann ein Datenschutzniveau bestehen, das nicht dem der EU entspricht.

Sofern eine Übermittlung in ein Drittland erfolgt, stützen wir diese insbesondere auf:

• EU-Standardvertragsklauseln (SCC) der EU-Kommission (Art. 46 DSGVO) und/oder
• das EU-US Data Privacy Framework (DPF), sofern der Anbieter zertifiziert ist, und/oder
• weitere geeignete Garantien gemäß Art. 46 DSGVO

Ungeachtet dessen können staatliche Stellen in Drittländern unter Umständen Zugriff auf Daten erhalten.

15. Keine automatisierte Entscheidungsfindung / kein Profiling

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO (einschließlich Profiling) findet im Rahmen der Nutzung dieser Website nicht statt.

16. Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Wenn wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

17. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden
datenschutz.hessen.de

Unabhängig davon können Sie sich auch an die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthalts oder Arbeitsplatzes wenden.

18. Kontakt Datenschutz

Für Fragen zum Datenschutz oder zur Geltendmachung Ihrer Rechte wenden Sie sich an:

E-Mail: [email protected]
Post: TELOS Steuern & Recht GmbH, Opernplatz 14, 60313 Frankfurt am Main, Deutschland

19. Mandantenportal / TELOS Fachwissen

Über den Login-Bereich („TELOS Fachwissen“) stellen wir freigeschalteten Mandanten Video-Inhalte bereit. Für Registrierung, Freigabe und Anmeldung verarbeiten wir folgende Daten.

19.1 Registrierung und Freigabe

Bei der Anfrage über „Jetzt Mandant werden“ verarbeiten wir Ihre Angaben (Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, ggf. Unternehmen/Tätigkeit und Ihre Nachricht). Ihr Zugang wird erst nach einer manuellen Prüfung und Freigabe durch uns aktiv. Über den Status informieren wir Sie per E-Mail.

19.2 Anmeldung ohne Passwort (Login-Link)

Die Anmeldung erfolgt passwortlos: Sie erhalten per E-Mail einen einmaligen, 15 Minuten gültigen Login-Link. Für die Sitzung wird ein technisch notwendiges Cookie gesetzt (siehe Abschnitt 6.2). Der Versand der Login- und Benachrichtigungs-E-Mails erfolgt über unseren bestehenden Dienst Microsoft 365 / Exchange Online (Microsoft; siehe Abschnitt 12) aus einem Postfach unserer eigenen Domain. Ein zusätzlicher E-Mail-Versanddienstleister wird hierfür nicht eingesetzt.

19.3 Video-Inhalte (Cloudflare Stream)

Die Videos werden über Cloudflare Stream (Cloudflare, Inc.) ausgeliefert und sind nur nach Anmeldung über kurzlebige, signierte Wiedergabe-Token abrufbar. Beim Abspielen verarbeitet Cloudflare technisch erforderliche Verbindungsdaten (z. B. IP-Adresse). Es besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung; für Übermittlungen in Drittländer gelten die EU-Standardvertragsklauseln (siehe Abschnitt 14).

19.4 Ihre Rechte im Portal

Im Bereich „Mein Konto“ können Sie Ihre Stammdaten ändern, Ihre gespeicherten Daten als Datei exportieren (Art. 15 DSGVO) und Ihr Konto jederzeit selbst löschen (Art. 17 DSGVO). Bei der Löschung entfernen wir Ihr Konto, Ihre Sitzungen und offenen Login-Links.